Poslovnik prema § 8 para. 2 LkSG
I Uspostavljanje i svrha postupka podnošenja žalbi
Kompanija Miele je uspostavila odgovarajući postupak podnošenja žalbi u skladu sa Odeljkom 8 LkSG (Zakon o proceni uticaja u lancu snabdevanja). Postupak podnošenja žalbi omogućava pojedincima da istaknu rizike u pogledu ljudskih prava i životne sredine, kao i kršenja dužnosti u pogledu zaštite ljudskih prava ili životne sredine koji su se javili kao posledica ekonomskih mera kompanije u oblasti sopstvenog poslovanja ili zbog direktnog ili indirektnog dobavljača.
II Odgovornost i pristupačnost
Postupak podnošenja žalbi se pokreće kod nezavisnog poverenika (ombudsmana), sa kojim se može stupiti u kontakt na sledećoj adresi:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld
Tel.: +49 521 557 333 0/Mobilni telefon: +49 151 58230321
E-adresa: ombudsmann@thielvonherff.de
Platforma za podnošenje prijava:: www.report-tvh.com
Početna strana: www.thielvonherff.de
Nezavisni poverenik postupa kao nezavisan i autonomni zastupnik. Nepristrasan je i ne podleže nikakvim smernicama kompanije u pogledu suštinskog tretmana materije po datom pitanju. Nezavisni poverenik se obavezuje na poverljivost. Po želji zadržava poverljivost identiteta osobe koja prilaže podatke.
III Postupak podnošenja žalbe
Poverenik dobija žalbu i, ako je potrebno, razmatra činjenice slučaja sa osobom koja podnosi žalbu. U svakom slučaju podnosilac žalbe dobija potvrdu o prijemu žalbe.
Nezavisni poverenik proverava da li je bilo povrede dužnosti u sklopu značenja LkSG ili kršenja drugih zakona ili internih pravila. Ako ima dovoljno dokaza o takvoj vrsti povrede, on prosleđuje činjenice koje su mu predočene u prihvatljivom obliku kompaniji u cilju istrage, pri čemu je Odeljenje za usaglašenost zaduženo za primenu procedura. Nezavisni poverenik ne sprovodi samostalno istragu da ne bi ugrozio svoj neutralan položaj.
Kompanija će postupati po dojavljivanju u saglasnosti sa zakonom i internim pravilima, uzimajući u obzir interese svih uključenih strana. Istraga treba da se sprovede brzo i bez većih prekida.
Lica na koja se odnosi istraga moraju se tretirati na pravičan način i sa poštovanjem. Pretpostavka o nevinosti važi za sva pogođena lica. Mora se zagarantovati pravo na saslušavanje. Iz tog razloga, lica pogođena uzbunjivanjem bivaju obaveštena u najkraćem mogućem roku o primljenim informacijama i obaveštavaju se o pravima na informisanost i ispravljanje informacija. Međutim, ako postoji ozbiljan rizik da će obaveštavanje ugroziti istragu dojavljenih informacija, obaveštavanje se može odložiti do završetka istrage ili do trenutka kada se rizik otkloni.
Pravnu procenu činjenica koje se istražuju i određivanje odgovarajućih mera za eliminisanje i sprečavanje neprimerenih poslovnih praksi obavlja kompanija koja se može konsultovati sa nezavisnim poverenikom za ovu svrhu. Na primer, mere mogu da uključuju prikladne građanske parnice ili uključivanje nadležnog organa. Čak i ako se ne utvrde nikakve povrede u konkretnom slučaju, mogu biti prikladni predlozi za izmene radnih i poslovnih procesa, kao i izmene organizacionih i pravila ponašanja.
Osoba koja podnosi prijavu može da dobije informacije o statusu slučaja od ombudsmana u svakom trenutku. Tri meseca nakon prijema prijave on ili ona dobijaju povratne informacije o merama praćenja prijave. Najkasnije nakon završetka procesa on ili ona bivaju obavešteni o rezultatu od strane ombudsmana u meri koja je zakonski dozvoljena.
IV Zaštita lica koje prilaže informacije
Uzbunjivač je uopšteno zaštićen od diskriminatornih ili disciplinskih postupaka. Neće se tolerisati nikakav vid odmazde usmeren protiv njega/nje. Ako postoji bilo kakva naznaka odmazde protiv uzbunjivača, neophodno je odmah kontaktirati sa nezavisnim poverenikom.
Ako je nezavisni poverenik uverio lice koje prilaže informacije o poverljivosti, on neće obelodaniti njegovo ime i prezime i identitet kompaniji ili trećim licima bez njegove/njene saglasnosti. Ukoliko se nezavisni poverenik saslušava u ulozi svedoka u krivičnoj, građanskoj ili drugim vrstama parnica, obelodaniće samo ime i prezime i identitet lica koje prilaže informacije ako mu/joj je to dozvoljeno pisanim putem od strane lica koje prilaže informacije i kompanije.
Želja lica koje prilaže informacije da se zaštiti njegov ili njen identitet u suprotnosti je sa interesom lica na koje se odnose informacije koje se obelodanjuju. Iz tog razloga, takođe, namerna zloupotreba Pravilnika o radu u skladu sa odeljkom 8 par. 2 LkSG strana 3 prilika za prilaganje žalbi i dojava neće se tolerisati. Nezavisni poverenik treba da istakne licu koje dojavljuje informacije tokom prvog intervjua da u slučaju namerne zloupotrebe postupka podnošenja žalbe njegov ili njen identitet može se razotkriti kompaniji.
V Zaštita podataka
Usaglašenost sa zakonskim obavezama čuvanja i odredbama zakona o zaštiti podataka obezbeđuje nezavisni poverenik. Prikupljeni podaci o ličnosti ograničavaju se na podatke o identitetu, funkciji i podatke za kontakt lica koja prilažu informacije i lica na koje se one odnose, kao i na druge vrste podataka o ličnosti koji su u potpunosti neophodni za obradu datog slučaja. Pored toga, skladište se samo prijavljene činjenice, detalji o obradi, podaci o praćenju prijave i izveštaji revizije.
Period zadržavanja evidentiranih podataka o ličnosti u toku dojavljivanja i istrage traje dva meseca od završetka istrage. Ovaj period se produžava na odgovarajući način ako je zaključak istrage propraćen disciplinskim ili sudskim postupkom ili drugom vrstom spora za koji se moraju koristiti podaci.
Službenik za zaštitu podataka redovno pregleda usaglašenost u pogledu zaštite podataka za postupak podnošenja žalbi.
VI Efektivnost postupka podnošenja žalbe
Efektivnost postupka podnošenja žalbe revidira se jednom godišnje na ad hok osnovi, na primer ako kompanija predviđa značajno izmenjenu ili značajno proširenu rizičnu situaciju u sopstvenoj oblasti poslovanja ili kod direktnog dobavljača, na primer kao posledica uvođenja novih proizvoda, projekata ili nove oblasti poslovanja.